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四招搞定业务员行踪跟进

  案例:某企业为了督促业务员多拜访终端客户,特意制作了条形码贴在终端,业务员去终端拜访时,用特制的POS机刷一下,拜访的时间和终端名称立刻就能传到城市经理的笔记本电脑上,城市经理足不出户就可以随时掌握业务员每天的动向了。

  但是,意外总是不可避免。一次城市经理到某终端走访时,客户却向他抱怨:你们的业务员真是神龙见首不见尾,一个多月没见过他的人影了。城市经理大吃一惊:他昨天不是还来你这里了?我的电脑里有记录呀。经过紧急调查,城市经理发现,该业务员确实已经很久没有拜访客户,而是仿造了贴在每个客户那里的条形码,每天看着拜访流程表计算时间,估计几点该到哪个客户哪里了,就拿出相应的条形码刷一下。这样,他不管是躺在床上睡大觉,还是在外边陪女朋友街,上司所知道的都是他在拜访客户。

  业务员偷懒的现象屡见不鲜,偷懒之风一旦形成,不但会动摇团队的工作激情,而且会影响区域业务的开展。如何管理好业务员是区域经理的工作之重,也是工作之痛。对于新上任的区域经理、特别是刚从业务员提拔上来的区域经理,掌握手下业务员行踪的招数可以说是必修课之一。

   第一招:通过销售日记报表限制行踪

  首先,要制订严格的业务员销售日记和次日业务计划。区域经理必须要求业务员每天做好销售行踪日记和次日业务行踪计划并以电子邮件的形式上交。销售行踪日记内容包括客户名称、拜访路线、出发时间、乘何交通工具、到达时间、谈判内容等;次日业务行踪计划内容包括计划拜访的客户名称、拜访路线、出发时间、乘何交通工具、拜访目的等。

  其次,要对销售日记和次日业务计划做系统、连续性的分析。对于业务员上交的行踪报表,要做系统、连续的分析,以方便日后进一步检核其真实性。如某业务员在次日业务行踪计划写到:8月12日乘坐汽车去下面三级市场A城市拜访M客户,预计早上8点出发下午6点回来,并且在当天上交的销售日记也显示确实去了A城市并取得了拜访目的。这样就可以确定该业务员本月的差旅票肯定有8月12日乘坐汽车去A城市的车票,到下月核对本月的差旅票时可以看有没有该车票及时间、地点是否吻合。

  再次,行踪报表的记录、上交要形成制度并与业务员的奖金挂钩,以促使业务员高效执行。销售日记和次日业务计划必须在规定的时间之前(如晚上10 点之前)上交指定邮箱,如迟交一次报表扣当月奖金的5%,少交一次扣当月奖金的10%,少交三次以上扣当月奖金的20%;发现虚假报表扣当月奖金的 50%。

  第二招:通过通讯工具抽查行踪

  

  虽然第一招可以简单地限制、督促业务员去跑市场,但是“上有政策,下有对策”,日记报表也可以编造。没关系,“魔高一尺,道高一丈”,区域经理可用的监督招数也有多个,借助通讯工具进一步跟踪便是其中之一。

  首先,通过固定电话突击检查。这个办法就是根据业务员的次日业务计划进行突击抽查,让业务员用出差地或终端的座机回电话给总部的检核人员。这个办法是最普通、最大众化的,也是目前很多企业采用的方法。如某业务员在次日业务计划说去A城市拜访客户,区域经理可在当日中途通知该业务员马上用该地区固定电话(能显示区号)回电话,当然能用客户的座机或终端卖场的座机回更好,更说明他不仅到该地方而且到该客户或终端了。如果该业务员不能回过来或不能马上回过来,说明他没到该地区或没准时到该地区拜访客户(特殊情况如恰好在车上、手头没座机、和客户高层领导谈话,可给于延长10分钟或另行处理,但一月只能出现一次这样的现象)。

  其次,通过手机拍照功能审查。如果某个业务员说他正在某地出差,也用座机反馈回来,说明他确实出差到该地了,但出差不一定就是做工作,也许他用座机反馈说正在跟客户谈话,但事实上他有可能正在和朋友聊天或桑拿,怎么确定呢?用手机的拍照功能进一步跟踪。具体为:让他立即把所在场面的情景拍照并发送到指定人员的手机上。这个办法还可以用做其他情况的核实,比如业务员说正在车上无法用座机回、手头无座机电话等,让他发张现场照片一看就知道是否属实了。

  再次,通过手机定位系统检查。
  通过手机的定位系统跟踪业务员行踪,可以督促业务员按照当天自己提报的业务拜访地图或公司指定的拜访地图顺序拜访客户,全面打消业务员抱着侥幸心理投机取巧,老老实实做事。如可口可乐公司正准备给自己的业务代表每人配备一款安装有GPS卫星定位系统的手机,以更好地跟踪业务员的业务踪迹、提高业务拜访效率。

  采用手机拍照和手机定位系统两种跟踪方法需要的成本较高,需要公司提供带有这些功能的手机,同时有些方法涉及个人隐私权利,所以采用这些方法跟踪检核时,一定事先和公司及业务员做好沟通,防止带来反作用。

  以上检核方式确定实行后,要制订严格的执行制度。可以考虑把业务员是否按照规定使用这款手机与其个人收入挂钩:比如,由于手机没电等原因无法拍照的给于一次100元的罚款;没有按照要求在上班时间设置手机定位信号的,按每天500元扣除当月奖金;上班时间因特殊原因使手机无法正常开机但没有及时报告的,也要按未正常开机每天200元扣除当月奖金。

   第三招:通过差旅票据进一步核对行踪

  

  业务员每月都要报销自己的差旅费,区域经理可以根据业务员差旅袋里的相关票据来进一步核对其行踪。

  首先,看是否有大量连号的发票,如出租车票。如果有,就是业务员根本没跑市场,而是花钱买回来或者通过其他渠道找回来的。

  其次,看出租车票是否为许多不同出租车公司的。如果一个业务员报销的出租车票绝大部分为一个出租车公司的,那说明这些票很可能是“假”的,因为不可能每次出去打车都凑巧坐的是同一个出租车公司的车。

  再次,看长途车票的日期是否与他销售日记报表或报告的出差计划日期一致。比如张三在销售日记报表记录有上月10号去拜访了某个县级经销商,但如果在他的差旅袋里没有10号去该县的车票或时间不对,说明张三的销售日记报表是假的,车票是特意找的,他根本没去拜访这个经销商或者没按时拜访。

   第四招:借助总部人员的市场检核来协助跟踪

  

  虽然有了以上三种检核方法,对业务员的行踪跟进限制了很多,但业务员在外,区域经理有时还是显得很被动,还需要不定期通过走访市场来进一步检核跟踪。检核市场要做到:

  一要行踪保密,即检核时间不确定且严格保密,只有这样你才能看到真实的市场情况,由秘密突击检查看到的市场情况可以判断业务员是否经常跑市场、是否最近去过该区域等情况;二要单独看终端,单独跟导购员沟通,这样就可以知道业务员是否经常勤跑终端、勤了解终端一线信息以及是否培训过导购员等情况;三要看业务员的办公桌,如果他们的办公桌上放有竞争品牌的单张、经销商的要货计划等,说明他是勤跑市场的,如果他们办公桌上的文件有一层尘土,那就说明有问题;四要看业务员的票据,如果业务员满抽屉的出租车票、长途车票、通讯票,那也说明他是勤跑市场的,否则就有问题。当然,区域经理可以巧妙地得到这些信息。

  以上方法只是辅助检核业务员的业务行踪或者只是给他们一点压力迫使他们放弃偷懒的心理、踏踏实实地做市场,而不是迫使他们跑市场的动力之源。要想让自己的业务员自动自发地做市场、跑市场,关键还要从业务团队建设、员工感情归属、薪酬合理设置等方面下功夫。

   
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